Eladás és vevők

Rendelés a felvételtől az átadásig

Egy rendelés egy folyamat: a vevő megrendel nálad, te leadod a beszállítónál, megjön, összekészíted, és átadod. A készlet magától követi, hogy az áru épp nálad van-e.

Hol van

📦 Üzlet → 📦 Rendelések. Fent a szűrők: Folyamatban, Befejezett rendelések, Mind, és állapotonként. Befejezett az a rendelés, amit a vevő átvett, kiszállítottál, visszamondtak — vagy kiszámláztál.

Új rendelés

1. Nyomd meg az + Új rendelés gombot. A Rendelési szám az ablak tetején, jobbra áll — hagyd üresen: mentéskor a program magától számozza (a formátumát a Rendelések ablakának 🔢 Rendelési szám gombjával állíthatod).
2. Megrendelő adatai — elöl a Cége neve: írd be a cég nevét vagy az adószámát, és válaszd ki a találatot. Utána a megrendelő neve, telefon, E-mail címe (erre megy majd az értesítő levél), cím.
3. Beszállító (kitől rendelted meg) — és ha van, A beszállító rendelési száma.
4. Tételek — + Új tétel: termék, mennyiség, ár.
5. Ha kell: Előleg, Várható érkezés, Fizetési mód, Fizetve?, Megjegyzés.
6. Mentés.

Kitöltés varázslóval

Ha gyorsan, egy kézzel (vagy telefonon) vennéd fel: a rendelés ablakának alján nyomd meg a 🎤 Kitöltés varázslóval gombot. Egyesével kérdez, és a szöveges lépéseknél a 🎤 gombbal be is mondhatod:

1. Melyik cég rendel? — a cég neve vagy adószáma; válaszd ki a listából (a címét, e-mailjét a cégből hozza). Magánszemélynél hagyd ki.
2. Ki rendeli? — a megrendelő neve; a cég kapcsolattartói közül is választhatsz.
3. Mi a telefonszáma? — ha a kapcsolattartónál vagy a cégnél meg van adva, már be van írva.
4. Mit rendel? — a termék neve, cikkszáma vagy vonalkódja; válaszd ki, írd be a darabot, és ➕ Hozzáadom. Több tételt is felvehetsz egymás után.
5. Kitől rendeled? — ha a terméknek van beszerzési forrása, a legolcsóbb beszállító már be van írva.
6. Hogyan fizet?, Fizetett előleget?, Mikorra várható az áru?

A végén a ✓ Kitöltöm az ablakot beírja az adatokat a rendelés ablakába — nem ment: nézd át, és nyomd meg a Mentést. Amit kihagysz, az úgy marad, ahogy az ablakban volt; meglévő rendelésnél is használhatod, például új tételek felvételére.

Az állapotok — és mit csinál a készlet

A Státusz a rendelés ablakában és a listában, a sor elején is állítható.

• Leadva — a vevő megrendelte nálad. A készlet nem mozdul.
• Megrendelve — te leadtad a beszállítónál. Még nincs áru.
• Megérkezett — megjött hozzád: a készlet nő.
• Összekészítés alatt és Átvehető — nálad van, a készletben marad.
• Úton a vevőhöz — kiszállítás alatt; még a te készleted, amíg át nem adod.
• Átvette (helyben elvitte) vagy Kiszállítva — a készlet csökken.
• Visszamondva — ha az áru már bent volt, a készlet visszaáll.

Értesítés a vevőnek

Ha Átvehető-re állítod, és a rendelésen van e-mail cím, a program felajánlja az értesítő levelet. A levél ablakában még átnézed, és te küldöd el — magától nem megy ki. Bármikor írhatsz a vevőnek a rendelés ablakából is: ✉️ Levél a vevőnek.

A beszállító számlája

A rendelés ablakában, A beszállító számlái részben csatold a beszállító számláját:

• 📷 Lefényképezem — telefonon a kamera nyílik meg, gépen a webkamera. A kép egyenesen ehhez a rendeléshez kerül.
• 📱 Telefonnal fotózok — a gépen QR-kód jelenik meg; olvasd be a telefonoddal, fotózd le a számlát, és a kép a gépen ehhez a rendeléshez kerül.
• 📥 Csatolás beolvasott számlából vagy ⬆️ Fájl feltöltése — ha már megvan a számla.

Ha Megérkezett-re állítod, de még nincs csatolt számla, a program szól — a készletbe így is bekerül, a számlát később is csatolhatod.

Bevételezés a rendelésből

Ha megjött az áru, a rendelés ablakában, a számla alatt nyomd meg a 📦 Bevételezés gombot. Ugyanaz, mint a Státuszt Megérkezett-re állítani és menteni: a tételek bekerülnek a készletbe, a program előtte egyszer rákérdez. A gomb csak addig látszik, amíg a rendelés Leadva vagy Megrendelve állapotú.

Papírok a vevőnek

Mentett rendelésnél a rendelés ablakának alján:

• 🚚 Szállítólevél — az áruval megy. Hivatalos PDF nyílik meg (a logóddal, a cégadataiddal, sorszámmal, az átvevővel, a tételekkel és a gyári számokkal, az eladási árral, ha van — beszerzési ár soha —, és az aláírások helyével): innen nyomtatod, és a ✉️ Küldés e-mailben gombbal a vevőnek is elküldheted, a PDF melléklettel. Ha a rendelésnek már van szállítólevele, a program megkérdezi, újat kérsz-e (részszállításnál) vagy a meglévőt nyitod meg újra.
• 📄 Díjbekérő és 🧾 Számla — ha a számlázó be van kötve (lásd: Számla kiállítása). A számla kiállításával a rendelés befejezett: ha még nem „Átvette” vagy „Kiszállítva”, a program Átvette-re állítja (a készletből levonja), átkerül a Befejezett rendelések közé, és az állapota zárolva — ha hiba van, előbb sztornózd a számlát. A Fizetve? ezután is átállítható.

Árajánlat a vevőnek

Ha valaki árat kérdez, hivatalos árajánlatot küldhetsz neki — e-mailben, PDF mellékletként, vagy kinyomtatva. 📝 Árajánlatok: a fejlécben a Rendelések mellett, vagy a menüben.

1. + Új árajánlat. A sorszámot (például AJ-2026-0001) és a keltet a program adja; az Érvényes eddig alapból 30 nap.
2. Válaszd ki a vásárlót: a nevét, a címét, az adószámát, a besorolását és a cégnevét a program a vásárló adatlapjáról teszi rá. A listában csak az aktív vásárlók állnak; ha két vásárló ugyanazzal a névvel szerepel, mindig az aktív jön. Ha több kapcsolattartója van, válaszd ki, kinek szól — alatta ott a telefonja és az e-mailje (rákattintva hívhatod vagy írhatsz neki), a Címzett e-mail magától kitöltődik, de átírhatod. A vásárló ablakából is indíthatod: 📝 Árajánlat.
3. Tételek — + Új tétel: termék, mennyiség, egység, ár, kedvezmény. A program a tételeket ÁFA-kulcsonként összesíti. Minden tétel mellett látszik a saját készleted: ✓ Raktáron, ◐ csak részben, vagy ✕ Nincs raktáron — be kell szerezni. - 🏷️ Beszállítóknál — a katalógusból (árlisták, feedek) megmutatja, melyik beszállítónál van meg: nála a készlet (ahol közli), a beszerzési ár, a te eladási árad és az árlista dátuma; fent egy beszállítóra is szűrhetsz. Ezt választom: az eladási ár bekerül a tételbe, a beszállító és a beszerzési ár pedig belül megmarad — a vevő sosem látja, de ha elfogadja az ajánlatot, a rendelésre átmegy, így rögtön megrendelheted. (A beszállító oldalát élőben nem kérdezi le: az utolsó árlista adatát mutatja.) - 🧺 Be kell szerezni — a nem raktáron lévő tételnél: felteszi a „Be kell szerezni” listára a hiányzó mennyiséggel, a vevő nevével és a választott beszállítóval; hogy ki tette fel, azt a program írja hozzá.
4. Feltételek (lent): a fizetési mód és a határidő a vásárló beállításaiból jön (a vásárló ablakában: Fizetési mód és Fizetési határidő (nap); ami nincs megadva, az az általános). A Szállítás szövegét a program a készletből javasolja (minden raktáron: „Raktárról azonnal”; részben: „…a többi beszerzés után kb. 5 munkanap”; semmi: „Beszerzés után, kb. 5 munkanap”) — ha átírod, nem írja felül. A szállítási díj külön sorban áll az ajánlaton.
5. Mi látsszon a vevőnél? — pipáld ki: nettó és/vagy bruttó ár, cikkszám, leírás, vonalkód, jellemzők, kép, garancia, készlet. Amit itt beállítasz, az lesz a következő ajánlat alapja is.
6. Megjegyzés, Záró szöveg, aztán Mentés.

Mentés után az ablak alján:

• 🖨️ Nyomtatás / PDF — megnyílik a kész ajánlat: fejléc a logóddal és a cégadataiddal, a vevő adatai, a tételek, az ÁFA-összesítő, a végösszeg, és az aláírás helye. Innen nyomtathatod vagy mentheted.
• ✉️ Küldés e-mailben — a levél ablakában még átnézed, a PDF ott a mellékletek között, és te küldöd el. Elküldés után az állapota Elküldve.

Az állapotot (Piszkozat, Elküldve, Elfogadva, Elutasítva) az ablak tetején állíthatod; ha az érvényesség lejárt, a listában Lejárt áll. A vevő az ügyfélportálon, a Rendeléseim fülön látja az elküldött ajánlatait, és letöltheti a PDF-et — a piszkozatot nem.

Elfogadta? Rendelés lesz belőle — magától. Amikor az ajánlatot elfogadják (a vevő a levélből vagy a portálon, vagy te állítod ✓ Elfogadta-ra), a program „Leadva” rendelést készít belőle: az ajánlat tételeivel és áraival (a kedvezménnyel együtt), a vevővel és a kapcsolattartóval. Megjelenik a Rendelések között és a főoldal „Megrendelted már?” dobozában; a készlethez még nem nyúl. Az ajánlat ablakának tetején ott a száma (📋 Rendelés lett belőle: R-…) — rákattintva megnyílik. Onnan a szokásos út: megrendeled a beszállítónál, megérkezik, átadod. Egy ajánlatból egy rendelés lesz — az ismételt elfogadás nem csinál másodikat.

Elvitel és gyűjtött tételek

Ha a vevő az ajánlatból részletekben viszi el az árut (gyűjtős partner), az ajánlat ablakában, a Gyűjtött tételek résznél nyomd meg a 📦 Elvitte gombot. Ez csak olyan ajánlatnál van, amiből még nem lett rendelés — ha már lett, az árut azon a rendelésen adod át, különben kétszer menne ki.

1. Soronként látod, mennyi volt az ajánlatban, mennyit vitt el eddig, és mennyi maradt. A Most viszi oszlopba írd be, mennyit visz most (a Mind, ami maradt gomb kitölti a maradékot).
2. Az elvitel napja alapból a mai nap; a megjegyzés (például a rendszám) a szállítólevélre kerül.
3. 📦 Elvitte — mentés: a program „Átvette” rendelést készít az ajánlat áraival (a kedvezménnyel együtt), levonja a készletből, és szállítólevelet ad neki. Az első elvitelnél az ajánlat „Elfogadva” lesz.
4. Ha a vevőnek van e-mail címe, a program felajánlja a levelet a szállítólevél PDF-jével — átnézed, és te küldöd el, vagy bezárod.

A Gyűjtött tételek alatt minden elvitel ott van a szállítólevelével (🖨️ PDF), és látszik, mi van már számlán. A 🧾 Számla a gyűjtött tételekből gomb a gyűjtőszámla ablakát nyitja: egy számla a hónap szállítóleveleiről.

A vevő is elfogadhatja az ajánlatot. Az ajánlat levelében van egy link: rákattint, és egy gombbal elfogadja — belépés nélkül. A portálon az Árajánlataim között is ott a ✅ Elfogadom gomb. Az elfogadásról a 🔔 csengő szól.

A vevő számlát is kérhet. A portálon, a Gyűjtött tételeim résznél a 🧾 Kérem a számlát gombbal; a kérés a csengőbe kerül, és a gyűjtőszámla kiállításával lekerül.

Havi gyűjtőszámla, magától. A vásárló adatlapján (csak Admin) bekapcsolható: Havi gyűjtőszámla magától. Ilyenkor a következő hónap elején a program kiállítja a gyűjtőszámlát az előző hónap szállítóleveleiről, és elküldi a vevőnek a PDF-fel. Ha valami hiányzik (például a vevő címe), nem állít ki semmit — a csengő szól, és a számlát kézzel intézed.

← Az útmutató tartalomjegyzéke